Tư vấn sử dụng hóa đơn đầu vào đầu ra là nghiệp vụ quan trọng đối với dịch vụ kế toán. Hóa đơn đầu vào đầu ra có liên quan trực tiếp đến chi phí, lợi nhuận của doanh nghiệp. Việc cân đối hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được chi phí phát sinh nộp thuế trong phạm phi pháp luật cho phép. Dưới đây là một số hướng dẫn chi tiết của Công Ty TNHH Trọng Đức Đà Lạt
I. Hóa Đơn Đầu Vào Đầu Ra Là Gì
1. Hóa đơn đầu vào là gì
Hóa đơn đầu vào được hiểu là những dạng hóa đơn sử dụng vào mục đích mua sắm hàng hóa, vật tư, thanh toán dịch vụ,… phục vụ cho doanh nghiệp. Hóa đơn đầu vào về bản chất là vẫn là các loại hóa đơn thông thường, nhưng tên gọi “hóa đơn đầu vào” được sử dụng trong hoạt động kế toán doanh nghiệp, thể hiện cho các khoản chi của doanh nghiệp.
Hóa đơn phải ghi rõ đây là hóa đơn trên mặt của hóa đơn. Nó thường có một số nhận dạng duy nhất được gọi là số hóa đơn hữu ích cho việc tham khảo nội bộ và bên ngoài. Hóa đơn thường chứa thông tin liên hệ của người bán hoặc nhà cung cấp dịch vụ trong trường hợp có lỗi liên quan đến việc lập hóa đơn.
Các điều khoản thanh toán có thể được nêu trên hóa đơn, cũng như thông tin liên quan đến bất kỳ khoản chiết khấu nào, chi tiết thanh toán sớm hoặc phí tài chính được đánh giá cho các khoản thanh toán chậm. Nó cũng trình bày đơn giá của một mặt hàng, tổng số đơn vị đã mua, cước phí vận chuyển, bốc xếp, vận chuyển và các khoản thuế liên quan, và nó nêu tổng số tiền còn nợ.
2. Hóa đơn đầu ra là gì
Hóa đơn đầu ra hay còn gọi là hóa đơn bán hàng, là loại chứng từ ghi nhận việc doanh nghiệp, tổ chức xuất bán hàng hóa dịch vụ trong kỳ phát sinh. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
3. Quy định nội dung bắt buộc trên hóa đơn đầu ra
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn bán hàng được coi là hợp lệ, hợp pháp bắt buộc phải có những tiêu thức sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
- Tổng số tiền thanh toán;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có);
II. Tại Sao Cần Cân Đối Hóa Đơn Đầu Vào Đầu Ra
Khi doanh nghiệp đi vào hoạt động sản xuất, kinh doanh thì việc mua nguyên liệu, vật tư, hàng hóa đầu vào và xuất bán thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ đầu ra sẽ được thể hiện qua hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và đầu ra. Nhiệm vụ của kế toán là cần phải cân đối hóa đơn đầu vào, đầu ra sao cho hợp lý.
Việc cân đối hóa đơn đầu vào, đầu ra còn nhằm mục đích:
- Kiểm soát số thuế GTGT phải nộp, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp có ít chi phí đầu vào, xuất hóa đơn đầu ra nhiều thì cần phải cân đối giữa thuế GTGT đầu vào và thuế GTGT đầu ra để tránh phải nộp quá nhiều tiền thuế.
- Kiểm soát số thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) phải nộp, tránh tình trạng cuối kỳ mới cân đối dẫn tới thiếu sót chi phí.
- Kiểm soát chi phí về lương, ảnh hưởng đến thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
- Đặc biệt là nhằm mục đích cân đối hàng hóa trong kho:
- Hóa đơn đầu vào nhiều, đầu ra ít: Tồn kho quá nhiều, có thể bị thanh tra về vấn đề xuất thiếu doanh thu, áp doanh thu để tính thuế, nộp bổ sung thuế GTGT và thuế TNDN.
- Hóa đơn đầu vào ít, đầu ra nhiều: Có thể dẫn tới kho âm vì xuất hàng không có tồn kho. Lỗi này thường bị phạt nặng.
II. Hướng Dẫn Cân Đối Hóa Đơn Đầu Vào Đầu Ra
Cân đối thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào – đầu ra thực chất là cân đối giữa doanh thu và chi phí để số thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) cuối năm phải nộp là ít nhất.
1. Cách xác định doanh thu
Bước 1: Căn cứ vào bút toán kết chuyển doanh thu cuối kỳ, kế toán hạch toán:
- Nợ TK 511, 515, 711
- Có TK 911
Bước 2: Để dự kiến xác định doanh thu của tháng tiếp theo, kế toán cần căn cứ vào:
- Kế hoạch xuất bán hàng hóa hàng ngày, hàng tháng của bộ phận bán hàng để xác định doanh thu tương đối phát sinh trong tháng.
- Hàng ngày, kế toán vào sổ tiêu thụ để cập nhật kịp thời doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ phát sinh.
- Căn cứ vào lượng hàng hóa tiêu thụ của các tháng trước để ước tính lượng hàng tiêu thụ vào tháng sau.
Bước 3: Từ việc xác định doanh thu, kế toán sẽ dự kiến được số thuế GTGT đầu ra hàng tháng phát sinh.
2. Cách xác định chi phí
Bút toán kết chuyển chi phí cuối kỳ
- Nợ TK 911
- Có TK 632, 641, 642, 811, 821
Cụ thể, để xác định chi phí, kế toán cần:
- Ước tính các khoản chi phí phát sinh trong tháng.
- Xử lý các khoản chi phí phát sinh trong doanh nghiệp khi quyết toán thuế TNDN sẽ không bị loại trừ khi tính thuế.
- Xác định các khoản chi phí: Chi phí kế toán, chi phí thuế để không bị xuất toán khi cơ quan thuế kiểm tra.
3. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được hạch toán bằng TK 156 đối với các doanh nghiệp thương mại, TK 621 đối với các doanh nghiệp sản xuất. Cụ thể như sau:
- Doanh nghiệp thương mại: Căn cứ vào lượng tiêu thụ hàng hóa hàng ngày để lên kế hoạch dự trữ hàng hóa. Từ đó, bộ phận kinh doanh có kế hoạch nhập hàng, trữ hàng cho các tháng tiếp theo.
- Doanh nghiệp sản xuất: Căn cứ vào tình hình sản xuất thực tế hàng tháng, lượng thành phẩm tiêu thụ để có kế hoạch mua nguyên vật liệu đầu vào. Đây là căn cứ xác định chi phí mua nguyên vật liệu đầu vào phục vụ sản xuất, xác định số thuế được khấu trừ.
- Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử
4. Chi phí nhân công trực tiếp (TK 622) và các khoản trích theo lương (TK 338)
Về chi phí tiền lương, kế toán có thể tính được chi phí phát sinh tiền lương cho nhân viên hàng tháng, từ đó cân đối chi phí tiền lương trong doanh nghiệp.
4.1 Chi phí sản xuất chung (TK 627)
Chi phí sản xuất chung bao gồm:
- Chi phí thuê ngoài thường xuyên phát sinh hàng tháng: tiền điện, tiền nước, tiền thuê nhà,…
- Chi phí phân xưởng.
- Chi phí khấu hao tài khoản cố định.
- Chi phí trả trước.
- Chi phí phân bổ công cu, dụng cụ.
4.2 Chi phí bán hàng (TK 641)
Chi phí bán hàng gồm chi phí vận chuyển hàng hóa, chi phí hoa hồng …
4.2 Chi phí quản lý chung (TK 642)
Các khoản chi phí phát sinh cho doanh nghiệp
Cân đối hóa đơn đầu vào đầu ra là hình thức lập kế hoạch hiệu quả nhằm tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trong đó, kế toán cần có nghiệp vụ vững vàng để xác định doanh thu, chi phí chính xác.