Hóa đơn điện tử hợp lệ đã trở nên phổ biến và là xu hướng tất yếu của mọi doanh nghiệp Việt. Để việc sử dụng hóa đơn điện tử được dễ dàng, hợp lệ, đúng pháp luật, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn và doanh nghiệp cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp.
I. Thế Nào Là Hóa Đơn Điện Tử Hợp Lệ, Hợp Pháp
Hóa đơn điện tử hợp lệ được hiểu là hóa đơn phù hợp với thông lệ và tuân thủ đầy đủ các tiêu thức nội dung theo quy định pháp luật hiện hành.
Căn cứ Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC, các hóa đơn điện tử khi xuất đáp ứng các tiêu thức nội dung bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua;
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).
Hóa đơn điện tử hợp pháp là hóa đơn đã được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành trước khi xuất, đồng thời phải tuân thủ đầy đủ các quy định về tạo lập hóa đơn theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
II. Cách Kiểm Tra Hóa Đơn Điện Tử Hợp Lệ, Hợp Pháp Hiện Nay
Hiện nay, cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp, người dùng có thể tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc tra cứu ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng.
1. Kiểm tra trên cổng thông tin tra cứu hóa đơn của tổng cục Thuế
Bước 1: Kiểm tra các tiêu thức trên hóa đơn điện tử
- Trước tiên, người dùng có thể kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử bằng mắt thường thông qua kiểm tra các tiêu thức trên hóa đơn.
- Khi chắc chắn không có sai sót gì, người dùng sẽ truy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để tiến hành tra cứu tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn.
Bước 2: Truy cập Cổng thông tin tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế
- Tại trình duyệt đang sử dụng, người dùng truy cập vào website: https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
- Truy cập website tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế.
Bước 3: Tra cứu thông tin hóa đơn GTGT
- Tại giao diện trang chủ, người dùng nhấn chọn chức năng “Thông tin hóa đơn, biên lai”, chọn tiếp “Tra cứu một hóa đơn” (hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn” tùy vào nhu cầu tra cứu).
Bước 4: Điền thông tin hóa đơn cần tra cứu
Khi giao diện “TRA CỨU HÓA ĐƠN” hiển thị, người dùng cần điền đầy đủ thông tin tra cứu tại mục “Điều kiện tra cứu”. Bao gồm:
- Mã số thuế người bán HHDV;
- Mẫu số;
- Ký hiệu hóa đơn;
- Số hóa đơn;
- Nhập mã xác thực.
Cuối cùng, sau khi đã nhập đầy đủ và chính xác thông tin được yêu cầu, người dùng nhấn ô “Tìm kiếm” để hệ thống trả kết quả tra cứu.
Bước 5: Đối chiếu hóa đơn với kết quả tra cứu
- Khi hệ thống hiển thị kết quả tra cứu, người dùng có thể đối chiếu thông tin hóa đơn điện tử với kết quả tra cứu.