Xây dựng cơ cấu tối ưu chi phí ẩn trong doanh nghiệp là một trong những cách hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí cho doanh nghiệp mình. Để giải quyết được bài toán tối ưu chi phí không phải ai cũng nhìn nhận ra chi phí ẩn đó để giải quyết. Trên đây là những loại chi phí ẩn mà Công Ty TNHH Trọng Đức Đà Lạt giải quyết cho các doanh nghiệp.
I. Chi Phí Ẩn Là Gì
Chi phí ẩn (Hidden cost) là những khoản chi phí phát sinh nhưng không nhận thấy rõ ràng, hoặc không được ghi nhận như một khoản một khoản chi để báo cáo. Có thể nói chi phí ẩn luôn tiềm tàng trong mọi doanh nghiệp mà khi bạn nhìn nhận và giải quyết được vấn đề này thì bạn sẽ tiết kiệm thêm một nguồn lực để hoạt động.
Chi phí họa động của doanh nghiệp sẽ được nhìn thấy theo nguyên lý tảng băng trôi như sau:
- Phần nổi: Tức là phần mà doanh nghiệp nhìn nhận trực quan ra được như: Chi phí mặt bằng, lương nhân viên, các khoản chi nguyên vật liệu, đóng thuế …
- Phần chìm: Là phần chi phi ẩn phía dưới, thường bị các doanh nghiệp không kê vào trong quá trình kiểm toán cuối năm. Cứ như vậy sau nhiều năm hoạt động sẽ tích tụ và phình to dần gây thất thoát cho doanh nghiệp. Có thể kể đến một vài chi phí ẩn như sau: Chi phí họp hành, chi phí làm thêm giờ, chi phí nhàn rỗi, chi phí do quy trình chưa hiệu quả, chi phí cho việc sắp xếp sai vị trí, chi phí từ bộ phận khó kiểm soát.
II. Các Loại Chi Phí Ẩn Trong Doanh Nghiệp
1. Chi phí họp hành
- Tổ chức các cuộc họp là hoạt động quen thuộc của doanh nghiệp, là nơi mọi người ngồi lại để giải quyết các vấn đề hoặc thông báo quyết định quan trọng nào đó. Đặc trưng của họp là hoạt động gồm sự tham gia của nhiều người. Mỗi phút trong một cuộc họp khi nhân với số lượng và giá trị lao động của người tham dự sẽ phản ánh sự đầu tư vào cuộc họp đó.
- Dễ dàng nhận thấy những cuộc họp vô nghĩa thường liên quan đến việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong các hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì thế bản chất của việc nảy sinh nhiều cuộc họp chính là các quy trình của doanh nghiệp tồn tại nhiều khúc mắc và nút thắt.
2. Chi phí làm thêm giờ
- Việc nhân viên nán lại văn phòng và tiếp tục công việc có vẻ là dấu hiệu đáng mừng cho sự nỗ lực, chăm chỉ và trách nhiệm.
- Tuy nhiên đó cũng chưa chắc là điều tuyệt vời. Thứ nhất, làm việc ngoài giờ không hẳn là do khối lượng công việc nặng, có thể là do năng suất của nhân viên đó thấp và quy trình làm việc không hiệu quả. Thứ hai, việc làm thêm giờ đòi hỏi nỗ lực, chắc chắn sẽ lấy đi nhiều năng lượng. Về lâu về dài sẽ hạn chế hiệu suất của nhân viên do những ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe. Thứ ba, không phải nhân viên nào cũng tuyệt vời, họ hoàn toàn có thể lợi dụng tài nguyên để làm những việc cá nhân trong khi bản thân lại báo cáo tăng ca.
- Những chi phí phục vụ cho việc làm thêm giờ vô ích này chính là lãng phí cần phải cắt bỏ. Thật ra bản chất của việc không đánh giá được nhân viên “làm thêm” hay “làm bù” là do nhà quản lý không nắm được hiệu suất hay quy trình làm việc của nhân viên có đúng không.
3. Chi phí nhàn rỗi
- Tài nguyên nhàn rỗi là chi phí ẩn phổ biến nhất trong một doanh nghiệp, bao gồm cả thiết bị và nhân lực. Theo một nghiên cứu, các tổ chức chỉ tự động hóa 25-40% quy trình làm việc. Trong khi đó, nhân viên dành đến 22% thời gian cho các tác vụ tay chân, lặp đi lặp lại một cách nhàm chán và lãng phí
- Mặc dù không hề tiêu thụ tài nguyên của công ty nhưng chúng vẫn là tài sản. Doanh nghiệp vẫn phải trả lương cho nhân viên và chịu gánh nặng về mặt chi phí khấu hao và bảo trì cho các thiết bị.
- Số lượng tài nguyên nhàn rỗi phản ánh hiệu quả sử dụng tài nguyên của doanh nghiệp, đặc biệt là nhân lực. Nhà quản lý thiếu đi sự đo lường, kiểm soát và phân bổ công việc hợp lý cho các đầu nhân sự.
4. Chi phí do quy trình chưa hiệu quả
- Quy trình trong doanh nghiệp là tập hợp các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một thứ tự cố định, nhằm biến đổi các yếu tố đầu vào thành các kết quả đầu ra. Theo thời gian, quy mô của doanh nghiệp mở rộng đồng nghĩa với sự tăng lên tương ứng của bộ máy nhân sự và khối lượng công việc.
- Nếu các quy trình trong doanh nghiệp không được hợp lý hóa thì sẽ có rất nhiều thao tác không cần thiết phát sinh, lãng phí nhân sự, xảy ra xung đột trong các công đoạn,…Đây chính là nguyên nhân gây nên chi phí phát sinh thêm và trở thành chi phí ẩn.
5. Chi phí do việc sắp xếp sai vị trí
- Một quy trình nhân sự hiệu quả sẽ bao gồm tuyển dụng và đặt đúng người vào đúng vai trò. Nếu nhà quản lý đặt nhân viên vào phạm vi công việc không phù hợp với các kỹ năng của họ, nhiều hệ lụy xấu xí sẽ nảy sinh.
- Bên cạnh những ảnh hưởng từ hiệu suất làm việc kém khiến công việc không hoàn thành, việc mất đi một nhân viên kéo theo những nguy cơ rò rỉ dữ liệu, đồng thời sẽ khiến doanh nghiệp lãng phí một lượng chi phí đáng kể: Chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo, chi phí thay thế nhân viên mới.
6. Chi phí từ bộ phận khó kiểm soát
- Khi nói đến việc tối ưu chi phí kinh doanh, hầu hết các nhà lãnh đạo nghĩ đến những gì xảy ra trước mắt như tìm nhà cung cấp rẻ hơn, giảm chi phí nhân công hay thuê văn phòng giá thấp hơn. Điều mà nhiều người không nhìn đến là những bộ phận không có KPI/ OKR, như admin hay back office tại nhiều doanh nghiệp.
- Bởi vì thông thường không có con số đo lường cụ thể nào cho hiệu quả làm việc của đội ngũ này (như KPI hay OKR), nhiều vấn đề tiêu cực dễ dàng xảy ra như làm việc chậm trễ gây ảnh hưởng đến bộ phận khác, kéo theo một lượng chi phí đáng kể mà tổ chức không nhận ra để kiểm soát.
- Trong doanh nghiệp mặc dù các vị trí này đều chiếm vị trí rất quan trọng, nhưng các tổ chức thường chỉ quy định đầu việc chứ không thiết kế một quy trình làm việc nhất định cho mỗi nhiệm vụ, từ đó là nguyên nhân sinh ra nhiều loại chi phí ẩn.
III. Làm Thế Nào Để Cắt Bỏ Các Chi Phí Ẩn Trong Doanh Nghiệp
Dễ dàng nhận thấy 2 nguyên nhân chính của các chi phí ẩn trên đều là do doanh nghiệp không quản lý được hiệu suất nhân viên và các quy trình không được chuẩn hóa. Vậy làm thế nào để giải quyết được những vấn đề này?
- Đo lường, đánh giá để tối ưu các quy trình.
- Đo lường hiệu suất nhân viên nhằm cải thiện năng suất và phân bổ công việc phù hợp cho nhân sự.
- Công cụ đo lường tốt nhất cho doanh nghiệp.
Hy vọng qua bài viết trên sẽ giúp doanh nghiệp nhận ra các chi phí ẩn đang tồn tại trong doanh nghiệp mình và cõ những cách để xây dựng cơ cấu tối ưu chi phí của doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay cho Công Ty TNHH Trọng Đức Đà Lạt để được hỗ trợ tư vấn miễn phí.